Sisteme kaydolmak için müdürlük tarafından istenilen bazı alınması ve tamamlanması gereken belgeler vardır. Başvuruda bulunan üreticiler, işletmelerine ait bilgilerin olduğu evrakları vermelidir ve beyan edilen bilgiler doğrultusunda Kimlik Paylaşım Sistemi aracılığıyla bilgileri kontrol edilecek bu kişilerin eğer hiçbir yanlış durum yoksa başvuruları kabul edilir.

Bu bağlamda istenen bazı belgeler;

• Başvuruda bulunan kişilerin TC kimlik belgesi, eğer tüzel kişi ise vergi numarası istenilmektedir.
• Bilgiler eşleştirilemez ise bilgilerin düzenlenmesi kurum tarafından istenilecektir.
• Eğer kişi, tüzel kişiliği temsil etmekle yetkiliyse noterden alınacak olan imza sirküsü belgesi lazım olmaktadır.
• Tapu kayıtlarının beyan edilmesi gerekmektedir.
• ÖKS’ye kayıt yaptıracak olan kişilerden çiftçi belgesi istenmektedir.
• İlgili müdürlüğe, üretici kayıt defterinin sunulması gerekmektedir.
• Faaliyetteki arazi, üreticinin namına değilse ve kiralanıyorsa, başvuruda kira sözleşmesi gösterilmektedir.
• Tarımsal faaliyet yapılan yerin, köyün tüzel kişiliği dâhilinde olması söz konusu ise köy tüzel kişiliğine ait olan kira sözleşmesi belgesi talep edilmektedir.
• Örtü altı kayıt sistemi üretici kayıt formuiçinde yer alan ilgili alanların tümünün doğru ve eksiksiz olarak doldurulması ve ilgili makama zamanında verilmesi gerekmektedir.
• Arazide kadastro geçmiyorsa, ilgili arazinin tespit edilmesi için keşif raporu talep edilmelidir.

Ve tarım alanlarının büyüklüğü 500m ve üzerinde ise üreticilerin, örtü altı kayıt sistemine kayıt yaptırmaları ve kayıt belgesi almaları gerekmektedir.